Préparation Quotidienne
Générez un fichier de préparation structuré pour le prochain jour ouvrable avec détails des réunions, puces de préparation, tâches liées et recommandations de productivité.
Quand l'utiliser
- Fin de journée : « prépare-moi pour demain »
- À tout moment : « prépare-moi pour vendredi » ou « à quoi ressemble le 25 mars ? »
- Planification hebdomadaire : exécuter pour plusieurs jours
Procédure
1. Déterminer la Date Cible
Si l'utilisateur spécifie une date, l'utiliser. Sinon, par défaut demain (date actuelle + 1 jour).
Si demain est samedi, par défaut lundi. Si dimanche, par défaut lundi.
Calculer le chemin de sortie : outputs/YYYY/MM/YYYY-MM-DD-prep.html
2. Récupérer le Calendrier via WorkIQ
Utiliser l'outil WorkIQ MCP pour récupérer le calendrier. Demander à WorkIQ :
« Quelles réunions ai-je le {date cible} ? Pour chaque réunion, inclure : objet, heure de début, heure de fin, organisateur, tous les participants avec leurs adresses e-mail, lieu, si c'est en ligne, et si j'ai accepté ou décliné. »
Si la réponse est insuffisante, formuler une requête de suivi :
« Pour les réunions du {date cible}, lesquelles sont marquées comme optionnelles ou provisoires ? Lesquelles sont récurrentes ? »
3. Classifier Chaque Réunion
Appliquer ces étiquettes en fonction des domaines des participants et du sujet :
| Étiquette | Critères |
|---|---|
[Client · HIGH] |
Participants externes de domaines clients/partenaires, ou sujet correspond à un nom de client connu |
[Interne] |
Uniquement des participants du domaine interne de l'entreprise |
[Communauté] |
CoP, communauté, guild, sessions d'apprentissage |
[Montée en compétences] |
Formation, atelier, certification, apprentissage |
[Optionnelle · ignorer] |
Provisoire, faible importance, ou récurrente optionnelle connue (p. ex. « Office Hours », « Open Q&A ») |
[Personnel] |
Événements privés, non professionnels |
Marqueurs de Zones
Pour chaque réunion, vérifier le champ organisateur et appliquer ces marqueurs supplémentaires :
| Condition | Marqueur | Action |
|---|---|---|
| Commence ≥ 15:30 et < 16:00 (tout organisateur) | ⚠️ Après les heures |
Recommander le déclin |
| Commence ≥ 16:00 et pas auto-organisée | ⚠️ Après les heures |
Recommander le déclin |
| Commence ≥ 16:00 et auto-organisée | (pas de drapeau) | OK — vous avez choisi de la programmer |
| Avant 09:00 et pas auto-organisée | ⚠️ Tôt |
Recommander le déclin — intrude la fenêtre d'apprentissage |
| Avant 09:00 et auto-organisée | (pas de drapeau) | OK — vous avez choisi de la programmer |
| Chevauche 12:00–13:00 | 🍽️ Conflit déjeuner |
Noter dans les Notes du Calendrier |
« Auto-organisée » signifie que vous êtes l'organisateur de la réunion (vérifier le champ organisateur de WorkIQ).
4. Structure Idéale de la Journée
Utiliser ceci comme cadre de décision pour toutes les étapes d'analyse. Chaque réunion doit être évaluée par rapport à ces zones. Les utilisateurs doivent adapter ces heures et cibles à leur routine personnelle.
| Zone | Heure | Objectif | Règles |
|---|---|---|---|
| Concentration matinale | Avant 09:00 | Admin, apprentissage, travail personnel | Protéger des réunions d'autres. Signaler les événements externes. |
| Zone Client | 09:00–12:00 | Réunions avec clients/externes | Max 2 réunions clients. Préférer les matins pour les appels externes. |
| Déjeuner | 12:00–13:00 | Pause | Protégé. Signaler tout chevauchement. |
| Travail Approfondi | 13:00–15:30 | Livrables, codage/rédaction concentré | Minimiser les réunions. Signaler les réunions non essentielles comme perturbation du travail approfondi. |
| Protégé (strict) | 15:30–16:00 | Détente en fin de journée | Signaler toutes les réunions indépendamment de l'organisateur. |
| Protégé (flexible) | 16:00+ | Fin de journée | Signaler uniquement les réunions d'autres. Auto-organisé OK. |
Cibles par jour :
- Heures d'apprentissage : 1,5h (à partir de la concentration matinale + temps libre)
- Heures de travail approfondi : 2,5h (zone 13:00–15:30)
- Réunions clients : max 2 (de préférence dans 09:00–12:00)
5. Détecter les Conflits et Problèmes d'Ajustement à la Journée
Comparer les fenêtres de temps des événements. Signaler les chevauchements dans un tableau Conflits avec une recommandation pour chacun — prioriser les réunions clients par rapport aux réunions internes/optionnelles.
Détecter aussi ces problèmes d'ajustement à la journée (signaler dans un tableau séparé « Problèmes d'Ajustement à la Journée ») :
| Vérification | Condition | Signaler |
|---|---|---|
| Surcharge clients | >2 réunions [Client · HIGH] |
Signaler la 3e+ comme « Envisager de reporter à un autre jour » |
| Perturbation du travail approfondi | Réunions non essentielles dans la zone 13:00–15:30 | « Perturbe le travail approfondi — envisager un déplacement le matin » |
| Placement non idéal | Réunions clients en dehors de 09:00–12:00 | « Réunion client en dehors de la zone matinale préférée » |
| Intrusion matinale | Réunions d'autres avant 09:00 | « Intrude la fenêtre d'apprentissage — recommander le déclin » |
| Conflit déjeuner | La réunion chevauche 12:00–13:00 | « Entre en conflit avec la pause déjeuner » |
6. Rassembler le Contexte de l'Espace de Travail
- Lire les fichiers de tâches ouvertes pour les tâches liées aux noms de clients ou aux participants dans les réunions de demain
- Chercher dans les dossiers de l'espace de travail les fichiers récents liés à ces clients ou sujets
- Vérifier les résumés ou plans de réunions récentes pour le contexte de préparation pertinent
- Utiliser ceci pour générer des puces de préparation exploitables par réunion
7. Générer la Préparation par Réunion
Pour chaque réunion (chronologique), inclure :
- Heure, objet, organisateur
- Liste des participants (prénom, entreprise si externe)
- 3–5 puces d'action exploitables basées sur les tâches ouvertes, les résumés récents et le sujet de la réunion
- Si aucun contexte disponible, noter ce à demander/clarifier dans la réunion
8. Trouver les Créneaux d'Apprentissage et de Concentration
Après avoir généré la préparation par réunion, analyser le programme de la journée pour trouver les créneaux libres :
-
Confirmation de la concentration matinale — Vérifier que la fenêtre de concentration matinale est dégagée. Si un événement non auto-organisé existe là, le signaler.
-
Créneaux d'apprentissage — Trouver les lacunes ≥ 30 min dans la fenêtre matinale et tout autre créneau libre approprié pour la montée en compétences. Cible : 1,5h/jour. Pour chaque créneau : plage horaire, durée, activité suggérée.
-
Blocs de travail approfondi — Trouver les lacunes continues libres dans la zone 13:00–15:30 pour les livrables. Pour chaque bloc : plage horaire, durée, tâche suggérée des tâches ouvertes.
-
Rapporter les totaux :
- Heures d'apprentissage trouvées vs. cible 1,5h (p. ex. « 1,0h / cible 1,5h — 0,5h manquant »)
- Heures de travail approfondi disponibles dans 13:00–15:30 (p. ex. « 2,0h / 2,5h disponible »)
9. Recommandations de Productivité
Analyser la journée complète et fournir :
| Section | Contenu à Inclure |
|---|---|
| Score d'Ajustement à la Journée | Noter de 0–100 % comment la journée correspond à la Structure Idéale de la Journée. Critères : (1) concentration matinale dégagée (+20%), (2) ≤2 réunions clients dans 09:00–12:00 (+20%), (3) déjeuner 12:00–13:00 protégé (+15%), (4) travail approfondi 13:00–15:30 intact (+20%), (5) rien après 15:30 ou seulement auto-organisé après 16:00 (+15%), (6) ≥1h créneaux d'apprentissage trouvés (+10%). Afficher comme : 🟢 ≥80%, 🟡 50–79%, 🔴 <50%. |
| Forme de la Journée | Total des heures de réunion, temps de concentration disponible, heures d'apprentissage, heures de travail approfondi, évaluation lourd/modéré/léger |
| Candidats au Déclin | Inclure automatiquement : (1) toutes les réunions 15:30–16:00, (2) réunions d'autres ≥16:00, (3) réunions d'autres <09:00, (4) 3e+ réunion client, (5) réunions optionnelles pendant la zone de travail approfondi. Afficher la colonne « Récupérer » avec les minutes regagnées. Les réunions auto-organisées avant 09:00 ou après 16:00 sont exclues du déclin automatique. |
| Résolution des Conflits | Recommandation spécifique pour chaque chevauchement |
| Créneaux d'Apprentissage | Lacunes pour la montée en compétences — à partir de l'étape 8. Tableau : Fenêtre, Durée, Activité Suggérée. Afficher le total vs. cible 1,5h. |
| Blocs de Travail Approfondi | Lacunes libres dans 13:00–15:30 pour les livrables — à partir de l'étape 8. Tableau : Fenêtre, Durée, Tâche Suggérée. |
| Gestion de l'Énergie | Signaler si >3h de réunions clients consécutives sans pause |
| Top 3 Priorités | Les 3 choses les plus impactantes à accomplir (réunions + tâches combinées) |
10. Écrire le Fichier
Créer le fichier de sortie à outputs/YYYY/MM/YYYY-MM-DD-prep.html comme fichier HTML autonome avec CSS intégré (thème sombre, chronologie en code couleur, mise en page réactive).
Si un fichier existe déjà pour cette date, le lire d'abord et mettre à jour plutôt que de remplacer — l'utilisateur peut avoir ajouté des notes manuelles.
Exemples de Demandes
- « Prépare-moi pour demain »
- « À quoi ressemble vendredi ? »
- « Préparation quotidienne pour le 28 mars »
- « Prépare-moi pour lundi prochain — focus sur les réunions clients »
Conditions Requises
- L'outil WorkIQ MCP doit être disponible pour l'accès au calendrier (Microsoft 365 / Outlook)
- Un espace de travail avec des fichiers de tâches et des dossiers clients/projets pour l'enrichissement du contexte
- La sortie est un HTML autonome — aucune dépendance externe