Skill Minutes de Réunion — Réunions Internes Courtes

Objectif / Vue d'ensemble

Ce Skill produit des minutes de réunion de haute qualité et cohérentes pour les réunions internes d'une durée de 60 minutes ou moins. La sortie est conçue pour être claire, exploitable et facile à convertir en gestionnaires de tâches (par ex. GitHub Issues, Jira). Les minutes générées privilégient les décisions et les éléments d'action pour que les équipes puissent passer rapidement de la discussion à l'exécution.

Quand utiliser ce Skill

Utilisez ce Skill quand :

Il s'agit de synchronisations internes, standups, revues de conception, triage, planification ou réunions ad-hoc de courte durée
La situation nécessite un enregistrement concis des décisions, des éléments d'action assignés et des suites à donner
Vous devez créer un document minutes standardisé à partir d'une réunion en direct, d'une transcription, d'un enregistrement ou de notes

Flux opérationnel

Phase 1 : Collecte (avant la rédaction)

Obtenir les métadonnées de la réunion : titre, date, heure de début/fin (ou durée), organisateur et audience cible.
Confirmer les entrées disponibles : agenda, diapositives, enregistrement, transcription ou notes brutes.
Si des détails clés manquent, poser jusqu'à 3 questions de clarification avant de produire les minutes (voir « Découverte » ci-dessous).

Phase 2 : Capture (pendant / immédiatement après la réunion)

Enregistrer les participants et les absents.
Capturer brièvement les notes par point d'agenda avec marqueurs temporels le cas échéant.
Enregistrer les décisions explicites, le résumé de la justification (1–2 phrases) et les éléments d'action (responsable + date d'échéance).

Phase 3 : Rédaction

Générer les minutes en suivant le Schéma Strict des Minutes (ci-dessous).
S'assurer que chaque élément d'action inclut un responsable, une date d'échéance (ou un délai) et des critères d'acceptation le cas échéant.
Marquer les problèmes non résolus ou les éléments nécessitant un suivi dans le Parking Lot.

Phase 4 : Révision et publication

Si possible, envoyer le brouillon à l'organisateur de la réunion ou à un relecteur désigné pour une vérification rapide (dans les 24 heures).
Publier les minutes finales sur le canal convenu (lecteur partagé, repo, ticket ou email) et éventuellement créer des tâches dans le gestionnaire d'équipe.

Découverte (questions de clarification obligatoires)

Avant de générer les minutes, l'agent DOIT poser jusqu'à trois questions de clarification si l'un des éléments suivants manque :

Quel est le titre de la réunion, la date, l'heure de début (ou la durée) et l'organisateur ?
Y a-t-il un agenda ou une transcription/enregistrement à consulter ? Si oui, veuillez les fournir.
Qui doit être assigné comme relecteur ou approbateur des minutes ?

Si l'utilisateur répond « pas de transcription » ou « pas d'agenda », continuez mais marquez la source du matériel comme « notes ad-hoc » et signalez les lacunes potentielles.

Schéma Strict des Minutes (Structure de sortie)

Vous DEVEZ produire les minutes en suivant cette structure exacte. Si une information n'est pas disponible, utilisez TBD ou Inconnu et expliquez comment l'obtenir.

1. Métadonnées

Titre :
Date (YYYY-MM-DD) :
Heure de début (UTC) :
Heure de fin (UTC) ou Durée :
Organisateur :
Lieu / Lien virtuel :
Auteur des minutes (agent ou personne) :
Liste de distribution (qui reçoit les minutes) :

2. Participation

Présents : [liste des noms + rôles]
Excusés / Absents : [liste]
Preneur de notes / Enregistreur : [nom ou « agent »]

3. Agenda

Liste à puces des points d'agenda, dans l'ordre :

Point 1 : titre court
Point 2 : titre court
...

4. Résumé

Un résumé concis en un paragraphe (1–3 phrases) de l'objectif de la réunion et du résultat haut niveau.

5. Décisions prises

Chacune comme une puce séparée :

Décision 1 : énoncé de la décision.
- Qui a décidé / approuvé : [nom(s) ou groupe]
- Justification (1–2 phrases) : raison brève.
- Date d'effet (le cas échéant) : YYYY-MM-DD
Décision 2 : ...

6. Éléments d'action

Puces de style tableau ; doivent inclure le responsable et la date d'échéance :

[ID] Action : description brève
- Responsable : Nom (équipe)
- Échéance : YYYY-MM-DD ou « ASAP » / délai
- Critères d'acceptation : (ce qui complète cette action)
- Artefacts / tickets liés : (URL optionnelle ou ID de ticket)

Exemple :

[A1] Rédiger le runbook de déploiement pour la fonctionnalité X
- Responsable : Alex (Engineering)
- Échéance : 2026-02-05
- Critères d'acceptation : le runbook inclut les étapes de rollback, les vérifications de santé et les liens de suivi
- Artefacts liés : https://github.com/owner/repo/issues/123

7. Notes par point d'agenda

Brèves et factuelles, horodatage optionnel :

Point d'agenda 1 : titre
- Points clés :
  - Point A (00:05)
  - Point B (00:12)
- Questions / problèmes ouverts :
  - Q1 : texte de la question (responsable si assigné)
Point d'agenda 2 : ...

8. Parking Lot / Éléments non résolus

Élément : description brève
- Pourquoi mis de côté / prochaine étape :
- Responsable suggéré ou prochaine réunion pour résoudre

9. Risques / Blocages (le cas échéant)

Risque 1 : description brève, impact, responsable de la mitigation
Risque 2 : ...

10. Prochaine réunion / Suivi

Date/heure proposée (le cas échéant)
Objectifs pour la prochaine réunion

11. Pièces jointes / Références

Document agenda : URL
Diapositives : URL
Transcription / Enregistrement : URL
Tickets associés : liste d'URLs ou d'IDs

12. Version et Journal des modifications

Version : 1.0
Dernière mise à jour : YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ
Modifications : notes brèves sur les modifications et qui les a effectuées

Règles de style et de qualité

Gardez les minutes concises : la longueur totale doit généralement être inférieure à 1 page A4 pour les réunions <= 30 minutes et inférieure à 2 pages pour les réunions proches de 60 minutes.
Utilisez un langage simple et des listes à puces pour la lisibilité.
Privilégiez les décisions et les éléments d'action en haut du document.
N'INCLUEZ PAS de langage spéculatif ou de réclamations non vérifiées. Si quelque chose est incertain, étiquetez-le TBD et notez la source d'information manquante.
Utilisez des horodatages cohérents et des dates ISO 8601 (YYYY-MM-DD ou horodatage UTC complet).

À FAIRE / À NE PAS FAIRE

À FAIRE :

Inclure un responsable et une date d'échéance pour chaque élément d'action.
Fournir des critères d'acceptation pour les éléments d'action quand c'est possible.
Créer des liens vers les artefacts (tickets, diapositives, enregistrements) pour la traçabilité.
Envoyer le brouillon pour une revue rapide si les minutes contiennent des décisions importantes.

À NE PAS FAIRE :

Omettre les décisions ou les éléments d'action — ce sont la valeur principale des minutes.
Mélanger les opinions personnelles avec les faits. Gardez le commentaire clairement marqué comme « Avis » ou excluez-le.
Publier les PII brutes recueillies lors de la discussion à moins que ce ne soit requis et autorisé.

Exemples de prompts (pour Copilot / Agent)

Prompt pour générer des minutes à partir d'une transcription :

« Générez les minutes de réunion à partir de la transcription de réunion suivante. Titre de la réunion : 'Platform Weekly Sync'. Date : 2026-02-10. Durée : 45 minutes. Organisateur : Priya (Platform Lead). Transcription : <coller la transcription>. Suivez le Schéma Strict des Minutes. Mettez en évidence les décisions et créez des éléments d'action avec des responsables et des dates d'échéance selon ce qui est sous-entendu. »

Prompt pour générer des minutes à partir de notes :

« J'ai des notes brutes d'une revue de conception de 30 minutes. Titre : 'Feature Y Design Review'. Date : 2026-02-11. Notes : <coller les notes>. Produisez des minutes concises en suivant le Schéma Strict des Minutes. Posez jusqu'à 3 questions de clarification si des champs critiques manquent. »

Modèles rapides (copiables)

Modèle de minutes concises (court) :

- Titre :
- Date :
- Organisateur :
- Présents :
- Résumé :
- Décisions :
  - Décision 1 — Qui — En vigueur :
- Éléments d'action :
  - [A1] Action — Responsable — Échéance — Critères d'acceptation
- Prochaines étapes / Prochaine réunion :

Modèle de minutes détaillées (schéma complet) :

Utilisez le Schéma Strict des Minutes ci-dessus.

Vérification et Critères d'acceptation pour les Minutes générées

Un document de minutes généré est acceptable si :

Il contient les sections Métadonnées, Participation, Décisions et Éléments d'action.
Chaque élément d'action a un responsable assigné et une date d'échéance ou un délai clair.
Toutes les décisions importantes sont capturées avec au moins une ligne de justification.
Les pièces jointes ou les références sont listées ou explicitement marquées Aucune.
Le document est factuel ; les éléments incertains sont étiquetés TBD.

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